Заказать звонок
Личный кабинет
Регламент · Движение контингента
Внутренний документ

Движение контингента обучающихся

Алгоритмы действий специалиста при оформлении изменения образовательных отношений по каждой ситуации.

1

«Заморозка»

Приостановление обучения / Перерыв
▾
Правовая суть Официального понятия «заморозка» или «академический отпуск» на обучающих курсах и в кружках нет. Юридически это оформляется как изменение образовательных отношений (ст. 67 Кодекса об образовании).
Алгоритм действий
  1. Устная коммуникация. Уточнить причину и желаемый период перерыва. Предупредить клиента, что за ним сохраняются внесённые денежные средства, но при длительной паузе возможен перевод в другую группу соответствующего уровня после возвращения.
  2. Оформление заявления. Взять у клиента (или законного представителя) заявление на имя Директора с формулировкой: «Прошу предоставить перерыв в обучении по договору № ___ от _____ с [дата] по [дата] в связи с [указать причину]».
  3. Подготовить распоряжение. По шаблону подготовить распоряжение об изменении образовательных отношений, подписать у директора.
  4. Фиксация в CRM и задача.
    • Поставить слушателю статус отмена счёта в амосрм и отметить как лид в альфа срм в статусе «оплачено»;
    • Зафиксировать точный остаток занятий / денег в карточке клиента;
    • Поставить напоминание в CRM за 5 рабочих дней до даты окончания перерыва (звонок клиенту для согласования даты выхода и расписания группы).
Шаблоны документов
Распоряжение об изменении образовательных отношений Заявление на предоставление перерыва в обучении
2

Зачисление на обучение

Новый клиент
▾
Правовая суть Возникновение образовательных отношений на основании договора (ст. 56 Кодекса) и обязательного приказа руководителя (п. 13 Положения № 296).
Алгоритм действий
  1. Сбор документов. Получить заявление о приёме.
  2. Заключение договора. Оформить договор по типовой форме.
  3. Оплата. Принять / проверить оплату.
  4. Приказ. Издать приказ о зачислении непосредственно перед началом обучения.
  5. CRM. Внести клиента в учебную группу в альфа CRM, добавить в чат.
3

Отчисление — успешное завершение курса

Исполнение договора
▾
Правовая суть Прекращение образовательных отношений в связи с исполнением договора / освоением программы (подп. 2.1 п. 2 ст. 68 Кодекса).
Алгоритм действий
  1. Проверка финиша. По альфасрм проверить, что слушатель прошёл весь объём академических часов, сдал итоговые тесты и не имеет финансовой задолженности.
  2. Архивация. Отправить в архив в альфасрм, выполнить автоматическую задачу в амосрм «отправить в архив».
  3. Приказ об отчислении. Выполнить автоматические задачи «распечатать все документы по ученику»: приказ на зачисление, приказ на отчисление, заявление на зачисление, иные заявления по наличию, договор, акты выполненных работ по договору. Все документы сложить в один файл, положить в соответствующую папку.
  4. Выдача документа об обучении.
    • Оформить сертификат об обучении из амосрм для онлайн-обучения;
    • Сертификат гос. образца — выдаёт Директор. Документ выпускнику выдаётся под личную подпись в Книге учёта и выдачи документов об обучении при предъявлении паспорта.
4

Досрочное отчисление

По инициативе клиента · возврат денег
▾
Правовая суть Досрочное прекращение образовательных отношений по собственному желанию (подп. 4.2 п. 4 ст. 68 Кодекса).
Алгоритм действий
  1. Приём заявления. Взять у клиента заявление о досрочном расторжении договора по собственному желанию с указанием банковских реквизитов для возврата средств.
  2. Расчёт фактических затрат (сверка).
    • По CRM определить точное количество посещённых / проведённых занятий на дату подачи заявления;
    • Рассчитать стоимость фактически оказанных услуг;
    • Вычесть полученную сумму из внесённой предоплаты = сумма к возврату.
  3. Выполнить пункты 2, 3, 4 из ситуации 3.
Шаблоны документов
Заявление на досрочное расторжение договора и расчёт остатка
5

«Пропал без вести»

Не выходит на связь · пропуски занятий
▾
Правовая суть Досрочное прекращение образовательных отношений по инициативе Исполнителя в связи с неисполнением обязанностей / пропусками занятий (п. 5 ст. 68 Кодекса).
Алгоритм действий
  1. Фиксация пропусков. Преподаватель отмечает пропуски в журнале («Не был»).
  2. Попытки связи. Администратор делает не менее 3 попыток связи (звонки, мессенджеры, SMS) и фиксирует даты и результат попыток в CRM.
  3. Выполнить пункты 2, 3, 4 из ситуации 3.